Le management à distance expérimenté par Ausha

À travers cet article, nous vous faisons entrer encore un peu plus dans les coulisses d’Ausha. 💜 À l’occasion d’une masterclass sur le Management à distance animée par Jennifer Han (CMO d’Ausha) pour les équipes IT de Leroy Merlin France, nous vous dévoilons notre organisation interne et tout ce qui nous permet aujourd’hui d’être proches les un•es des autres, alors même que nous sommes loin.

Une organisation full-remote 💻

À l’heure où nous écrivons ces lignes, nous sommes 25 chez Ausha. Si la start-up (originaire du Nord de la France) possède des bureaux à Tourcoing et à Paris, d’autres membres de l’équipe travaillent depuis Toulouse, Chartres, Reims ou encore Orléans. Difficile donc de mettre en place un management traditionnel.

Pour gérer efficacement ses équipes, Ausha a complètement repensé son organisation interne autour de 3 grands objectifs :

Réussir l’expérience-employé•e 🥰
Créer et maintenir un haut niveau de motivation 💪
Créer l’esprit d’équipe et consolider la culture d’entreprise 💜

Pour cela, la direction a mis en place un parcours d’onboarding et des rituels qui permettent d’éviter l’isolement des nouveaux•elles arrivant•es et d’entretenir la bonne entente entre les employé•es d’Ausha.

C’est ce que l’on a appelé l’expérience-employé•e.

Une expérience-employé•e en 4 étapes 🤓

1ère étape : le recrutement 🤝

Parce que chez Ausha nous croyons fermement qu’un recrutement est un match réciproque, 💑, nous menons un entretien bilatéral avec les candidat•es. Cela veut dire que nous prenons le temps de nous présenter, de présenter l’équipe, d’expliquer la façon dont nous travaillons en interne, etc…bref on se vend aussi au candidat !

À la fin du processus de recrutement, les candidat•es ont également l’opportunité de partager un café ☕ (digital ou non selon leur emplacement géographique) avec 2 membres de l’équipe Ausha avec lesquels ils ou elles seront amené•es à travailler. C’est l’occasion pour ces futurs talents de poser toutes les questions sans tabou qu’ils n’ont pas osé poser aux décisionnaires du processus d’embauche (rythme de travail, comment c’est de travailler avec tel manager…) et de vérifier la bonne entente entre les membres.

2ème étape : l’onboarding 🚀

Une fois que le recrutement est confirmé, le ou la nouvel•le arrivant•e reçoit un Welcome Kit, avec tout le matériel nécessaire pour bien travailler (ordinateur portable, clavier, souris) mais également tout un tas de petits goodies Ausha (gobelet, mug, carnet, crayon, sweat, pin’s…) afin de développer le sentiment d’appartenance. 💜

S’ensuit alors, dès les deux premières semaines du nouveau membre de l’équipe, plusieurs “cafés digitaux” pour se présenter au reste de l’entreprise : avec chaque employé•e d’Ausha, avec l’équipe entière, avec le CEO d’Ausha, Maxime Piquette accompagné de son ou sa manager direct•e, etc. 👋

Étant dans le secteur du podcast, nous avons également lancé quelques émissions. Certaines (comme le Podtrait) ne sont audibles que par les équipes, d’autres (comme le podcast Onboarding) sont publiques.

🙂 Le Podtrait est un rituel lancé en septembre 2020. Le concept est simple : pendant une vingtaine de minutes, le nouveau ou la nouvelle arrivé•e est interviewé•e par 2 membres d’Ausha sur sa vie personnelle. L’objectif est de déceler sa personnalité dans une ambiance drôle et bon enfant.

🚀 Le Podcast Onboarding est une émission publique cette fois, que vous pouvez écouter sur toutes les plateformes d’écoute. Pendant les 2 premiers mois chez Ausha, le nouveau membre raconte sans filtre ses premières heures dans l’équipe, la découverte de ses missions, des locaux, ce qui l’a étonné, amusé, etc. Cela permet aux employé•es qui n’ont jamais eu l’occasion de créer un podcast de le faire dès leur arrivée chez Ausha et ainsi de mieux comprendre les problématiques de nos podcasteur•ses.

Le petit plus > Si vous souhaitez en savoir encore plus sur notre processus d’onboarding, nous vous invitons à écouter le podcast de Maxime Piquette, CEO d’Ausha, sur ce sujet.

3ème étape : l’organisation de travail ⚙️

L’une des premières mesures dans l’organisation du travail au quotidien a été de repenser la façon dont nous gérions les réunions en équipe. Tous les mois, l’entreprise entière est rassemblée à l’occasion d’une réunion dont l’objectif est de permettre à tous les pôles de s’aligner sur des objectifs communs. 🤜 🤛

Pour être le plus efficace possible, nous utilisons la méthode SYNCHRO qui permet d’échanger un grand nombre d’informations rapidement dans un temps très court grâce à des rituels qui rythme la réunion : tour de table pour prendre la météo intérieure de chacun•e, mots-clés pour chaque sujet important du jour, traitement du sujet et backlog.

Chez Ausha, on s’est également organisé en sprint. 🏃‍♀️🏃‍♂️ À chaque trimestre, des objectifs communs à tous les pôles d’Ausha (produit, marketing, customer success, sales…) sont définis. Cela permet de donner des coups de boost sur certains sujets et de créer une émulation collective autour de mêmes objectifs mais chacun sur son expertise et son périmètre.

Pour suivre l’avancée des équipes au quotidien, chaque manager de pôle organise une réunion hebdomadaire dans laquelle les membres classent leurs objectifs de la semaine et les tâches qui y sont rattachées. Cela permet, là aussi, de se synchroniser les un•es avec les autres sur des actions plus opérationnelles. Si le processus de cette réunion est peu ou prou le même que celui de la méthode SYNCHRO, nous avons tout de même mis en place une petite variante : lorsqu’un membre partage au reste de l’équipe que son moral n’est pas au top, il reçoit tout au long de la semaine des petites “cacahuètes” 🥜 de la part de ses collègues : une blague, un podcast inspirant ou rigolo, une musique qui rebooste, etc. 💪

4ème étape : les moments conviviaux au quotidien 🥰

Enfin, chez Ausha nous sommes convaincu•es que le management à distance n’exclut pas pour autant les moments de convivialité. 🌈

Toutes les 2 semaines, l’entreprise se retrouve pour le Good Morning Ausha, un rituel qui permet de partager cette fois-ci non pas des informations professionnelles, mais bien informelles. En amont de ce point, l’hôte de cette réunion demande à chacun de déposer sur un Google Slide, l’affiche de son film préféré ou de sa série préférée ou bien d’ajouter sur une playlist commune sa chanson du moment ou sa chanson de la honte, etc. Le but est ensuite de deviner qui à mis quoi pour apprendre à mieux se connaître. 💜

Nous avons également mis en place un autre rituel complètement facultatif : une séance de jeu de société en ligne. 🎲 Généralement, toutes les 3 semaines environ, en fin de journée, un membre de l’équipe Ausha propose un jeu de société et convie toute l’entreprise à le rejoindre.

Enfin, tous les vendredis vers 16h, tous les membres d’Ausha sont répartis en petits groupes de 4 personnes tirées au sort par un système aléatoire et sont invités à prendre une pause café ensemble ☕. Ce rituel, que l’on a appelé le coffee machine, permet aux équipes de recréer digitalement les pauses café de la vraie vie en s’échangeant des informations infromelles et professionnelles, comme s’ils s’étaient rencontrés, par hasard, dans la cuisine de nos bureaux.

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Bien entendu, tous ces rituels, nous les avons testés, améliorés ou même supprimés lorsqu’ils ne convenaient pas à l’ensemble des équipes. Cette organisation fonctionne chez Ausha, mais il faudra certainement s’en inspirer pour en créer une autre, plus adaptée à une autre entreprise.

Chez Ausha, le management à distance est en perpétuelle évolution mais il tourne autour d’une règle d’or : ne jamais rien imposer et toujours demander le feedback de l’équipe.

Vous souhaitez nous rejoindre chez Ausha ? Nous avons toujours plein de super postes ouverts ! RDV sur Welcome To The Jungle !